Was ist Prozessmanagement?

Das Konzept des Prozessmanagements führt Prozesse im Unternehmen ein, um Geschäftsabläufe effizienter und mit reduzierter Komplexität durchzuführen. Dadurch können bestimmte Arbeitsabfolgen auf zielorientiertere Weise definiert, gesteuert und zuletzt auch optimiert werden. Je leaner und smarter Prozesse strukturiert sind, desto produktiver können Aufgaben bearbeitet werden.

Unser eigenes Verständnis von Prozessmanagement umfasst die Analyse, Visualisierung und Optimierung von Geschäfts- und Arbeitsabläufen in Unternehmen, um diese anschaulicher und effektiver gestalten zu können.
Prozessmanagement ermöglicht transparente Verhältnisse und eine bessere Kommunikation innerhalb der eigenen Strukturen. Durch optimierte Prozesse kann die Qualität Ihrer Leistungen stark erhöht werden und mit effizienteren Anweisungen und Arbeitsweisen Zeit und Geld sparen.

Mehrwert für das Unternehmen

Die Verwendung von Prozessen in Organisationen und Unternehmen dominiert die heutige Geschäftswelt. Daher ist es unbedingt erforderlich, möglichst viele Prozesse in Ihr Unternehmen zu integrieren.

Ein ideales Management von Prozessen bietet nicht nur aus qualitativer Sicht Wettbewerbsvorteile für Sie, wie zum Beispiel einer erhöhten Qualität der Prozesse oder eine gesteigerte Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. Ebenso aus quantitativer Betrachtung führen optimal gesteuerte Prozesse zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeit und Senkung der Gesamtkosten für Projekte und Aufträge.

Projektbeispiel

Der Museumsshop der Stadt Ingolstadt wünschte sich eine Optimierung der Betriebsabläufe und Prozesse hinsichtlich der organisatorischen, personellen und wirtschaftlichen Aspekte. Diese sollten im Hinblick auf die steuerlichen und haushaltsrechtlichen Anforderungen visualisiert und überarbeitet werden.

"Das Ziel wurde mehr als nur erreicht und wir sind sehr zufrieden mit dem Projektteam und den Ergebnissen."

Museumsshop Ingolstadt, staatlich geführte Kultureinrichtung

Lösungen

Die IST-Prozesse wurden aufgenommen und mit der Notation BPMN 2.0 mit dem Programm Signavio visualisiert. Sämtliche steuerliche und haushaltsrechtliche Anforderungen entlang der Betriebsprozesse konnten analysiert und mit den bestehenden Prozessen abgeglichen werden. Mittels Interviews wurden die personellen und organisatorischen Strukturen ermittelt, um Optimierungspotenziale zu definieren.

Anhand der gesammelten Informationen wurden Konzepte zur Problemlösung entwickelt. Für die Störfaktoren entlang der Prozesskette wurden Handlungsempfehlungen erstellt und präsentiert. Hierbei wurde insbesondere darauf geachtet, kosteneffizientere Maßnahmen einzuführen und hohe manuelle Aufwände zu vermeiden.

Abschließend wurde der visualisierte Prozess überarbeitet und mit den gewonnenen Informationen optimiert. Dabei wurde auf eine klare Rollenverteilung verstärkt geachtet und diese etabliert.

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